המדריך לתכנון אירוע חוץ מוצלח

להצעת מחיר:
כשר - חלבי / פרווה

אירועים תחת כיפת השמיים הם אירועים שונים וייחודיים: אוויר נקי, טבע פראי, יער או ים…

באירוע כזה הטבע מספק את התפאורה העיקרית, וניתן לבחור את המיקום המושלם לפי ההעדפות האישיות.

אבל לפני שתתחילו להזמין את האורחים לחוף קסום, לחורשה מוריקה או לפנינת טבע אחרת שאהובה עליכם, כדאי שתכירו את ההיבטים אותם חשוב לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע בשטח.

 דרישות החוק לעריכת אירוע בשטח

על מנת לקיים אירוע שטח, החוק דורש לפנות למחלקת רישוי העסקים בעירייה, במועצה או ברשות המקומית הרלוונטית, ולהגיש בקשה לקבלת רישיון עסק.

במקרים אחרים, הדרישה תהיה רק להודיע על עריכת האירוע לרשות המקומית – בהתאם לסוג האירוע, אופיו, מספר המוזמנים וקריטריונים נוספים הקבועים בחוק.

את הפרוצדורה הזו עליכם לבצע לפחות 22 ימים לפני תאריך האירוע עצמו.

המשטרה תפרט בפניכם את הדרישות החלות על האירוע אותו אתם מארגנים על פי סיווגו, לרבות צרכי הבטיחות.

בנוסף לפרטיו האישיים של מארגן האירוע, ונתונים כלליים על מיקומו והיקף הקהל המוזמן, עשויה להידרש התייחסות לנושאים כמו מערכות חשמל ותאורה, תכנית אבטחה, גישה לרכבי חירום ועוד.

חוקים הנוגעים לאירועים על חוף הים

אירועים המתקיימים בחוף הים מצריכים אישור מקדים מטעם הועדה לשמירת הסביבה החופית.

ככלל, אירועים המתקיימים בחוף רחצה הנם בעייתיים יותר מבחינת דרישת החוק, כשהנטייה העקרונית הנה לא לאשר אף אירוע, על אחת כמה וכמה במקרה של אירועים הכרוכים בסגירת החוף או בהקמת גדרות.

לעומת זאת, חופים בלתי מוכרזים עשויים להיות אזור בו, במקרים מסוימים, תתגלה גמישות רבה יותר מטעם הרשויות.

מהן התשתיות החיוניות באירועי שטח?

שאלנו את המומחים של חברת 'GOREST' המספקת מקלחות, שירותים וקרונות אירוח ניידים לגבי התשתיות שחיונית בכל אירוע שטח:

"אירוע המתקיים תחת כיפת השמיים נערך למעשה במקום בתולי וטבעי – זהו, מן הסתם, מקור קסמו! עם זאת, כדאי לזכור שהמקום טבעי וחף מתשתיות, מה שאומר שעליכם לדאוג מבעוד מועד לכל מה שתצטרכו כדי לחגוג ולבלות עם המוזמנים שלכם. כמובן שאירועי שטח מתבססים, בראש ובראשונה, על אספקת החשמל המתאימה, שנחוצה על מנת להפעיל את כל המכשירים החשמליים הנדרשים  אבל אין ספק שבנוסף, תזדקקו למקורות מים, שירותים נוחים, ובמקרים מסוימים אף למקלחות ניידות."

קצת מעבר לתשתיות חיוניות – כל מה שצריך לאירוע שטח מוצלח

אם האירוע שלכם מתקיים בימות הקיץ החמים, כמו רבים מאירועי השטח, ייתכן מאוד שתרצו לצנן מעט את האווירה או לפחות את רחבת הריקודים, אם ישנה, בעזרת מאווררים וציוד נוסף לקירור, וגם לדאוג להצללה מתאימה.

אמרנו רחבת ריקודים – אז מובן שהגברה איכותית חיונית ממש להצלחת האירוע שלכם, כי אחד הגורמים המשפיעים ביותר הנו איכות הסאונד.

בנוסף, במידה והאירוע מתקיים בשעות הלילה, תרצו לחשוב על תאורה מתאימה, ואם הכוונה היא גם להישאר ללון במקום – לארגן מראש פתרונות נוחים לשינה.

אירועי השטח גם כוללים, רובם ככולם, כיבוד ושתייה, ואלו צריכים להיות מוגשים על גבי דוכנים מתאימים, כשבחלק מהמקרים, ובהתאם לאופיו של האירוע, עשויים האורחים להזדקק למקום נוח לסעוד את לבם.

אם כבר מדברים על נוחות, פריטי ריהוט נכונים, פינות זולה ורביצה מרכיבים רבים מאירועי השטח המוצלחים, ורצוי לתת על כך את הדעת מבעוד מועד.

מובן שגם בר אלכוהול מהווה, פעמים רבות, ובהתאם לסוג האירוע, את מסמר הערב, וככזה הנו היבט חשוב בארגון האירוע שלכם.

עוד ניתן לשקול לשלב אטרקציות מלהיבות, מכונות עשן ואפקטים לרחבת הריקודים, וכן אביזרי עיצוב ותפאורה שישרו את האווירה הרצויה ויבטאו את טעמכם האישי כמארגני האירוע.

 לפני הכל – מה שצריך לדעת על פריסת תשתיות החשמל ובחירת גנרטורים

רובנו לא מרגישים עד כמה אנחנו תלויים באספקת החשמל כחלק מהחיים המודרניים, עד שזה לא מגיע לשהייה בטבע.

היבטים רבים באירוע החוץ שלכם, מתאורה ועד למוזיקה, מהגברה ועד למאווררים, תלויים, כמובן באספקת חשמל תקינה.

על מנת להבטיח שתהיה לכם אספקת חשמל תקינה ורציפה לכל אורך האירוע, חשוב לבחור גנרטורים בעלי הספק המתאים למתח הנחוץ למכשירים שברצונכם להפעיל.

מומלץ לבחור בחברת השכרת גנרטורים אמינה, שתספק לכם ציוד תקין, אשר עבר את טיפולי האחזקה הנחוצים ונבדק כראוי.

גנרטור טוב הוא גם חסכוני מבחינת צריכת הדלק שלו, ושקט יחסית בעת הפעלתו.

לכן, רצוי לוודא שהגנרטור אותו תבחרו מצויד במנגנון החרשה איכותי, שיפחית את רמות הרעש בעת ההפעלה.

במקרים מסוימים מומלץ להשכיר גם גנרטור חירום, לגיבוי, על כל צרה שלא תבוא.

 הכל על אספקת המים, שירותים ומקלחות ניידים

לפני שבודקים מהן מערכות הקצה באמצעותן תרצו לקבל את זרימת המים שלכם באירוע, שימו לב שאם מדובר בהיקף מוזמנים גדול יחסית, תרצו לוודא שקיימות תשתיות צנרת גמישה ופריקה, נוסף על מכלי ומכליות המים עצמם.

עוד תוכלו לארגן, על פי הצורך, ברזיות, הן לשימוש בדוכני האוכל והן כאלה שתהיינה נגישות לקהל עצמו, שירותים (כימיים, אקולוגיים או רטובים, בהתאם לסוג האירוע) ומקלחות ניידות.

במקרה ומדובר באירוע חגיגי במיוחד או בחתונה, או במידה ואתם פשוט רוצים לפנק את האורחים שלכם, תוכלו לשלב שירותים מפוארים, שיוסיפו לאווירת היוקרה באירוע השטח שלכם.

מוטב לבחור בשירותים ניידים מפוארים, שמגיעים עם שירות מטעם חברת ההשכרה, הכולל נציג שדואג לניקיון התאים, אספקת הציוד הנחוץ בכל עת ותיקון תקלות, אם ישנן.

מקלחות ניידות הן פינוק אמתי נוסף, שיאפשר לכם ולאורחים שלכם להיות רעננים ונקיים למשך האירוע כולו, תוך הנאה מזרם מים חמים, ממש כמו בבית.

לרענן את האווירה – ציוד אוורור וקירור

תותחי מים, זרנוקים ומזרקות, מערכות ייחודיות היוצרות אפקט של ערפל מים נעים ומצנן, מאווררים תעשייתיים, מצנני אוויר ייחודיים ואפילו מזגנים ניידים – אלו הם רק חלק מפתרונות הקירור שכדאי לכם לשקול בתכנון האירוע שלכם.

הרי, אחרי הכל, גם אם תדאגו לכל פרט, קטן כגדול, אבל האורחים שלכם יכרעו תחת עומס החום וישחו בזיעה של עצמם – האירוע עלול להיות בלתי נעים.

לפיכך, אם האירוע מתוכנן לימות הקיץ, ובמיוחד בארצנו החמה, כדאי לדאוג לצינון הולם שיבטיח את הנאתכם המלאה מכל רגע.

שיהיה שמח! – בחירת ציוד ההגברה

במקרה שאתם זקוקים רק להגברה בסיסית יחסית מבחינת איכות הסאונד, בידורית יכולה בהחלט להספיק, בתנאי שהיא מותאמת להיקף האירוע המתוכנן.

הבידורית הנה מערכת שמע נטענת, שאינה מצריכה חיבור לחשמל, ואשר מתחברת לנגן חיצוני או MP3 או אפילו לטלפון נייד.

בידוריות יכולות גם להתחבר למיקרופון, ולשמש אתכם להקראת ברכות, למשל, או לנאום חגיגי, כשמדובר בציוד שעשוי להספיק לעד כשש שעות של פעילות.

במקרה והאירוע שלכם מתוכנן להימשך יותר מפרק זמן זה, או במידה ואתם מעוניינים באיכות סאונד מיטבית, מוטב לבדוק ציוד הגברה מקצועי ואיכותי יותר.

ציוד הגברה מקצועי, יכלול רסיברים, רמקולים ומגברים איכותיים או (רמקול מוגבר המגיע עם מגבר מובנה בתוכו), מיקסרים עם אקולייזרים ולעתים גם אפקטים מיוחדים, אפשרות לחיבור מיקרופון, מערכת קריוקי ואביזרים נוספים.

ציוד הגברה טוב ייתן לכם חוויית סאונד מעולה, רציפה ואמינה, שניתן לסמוך עליה, לאורך כל האירוע, ויכול להפוך מוסיקה טובה למצוינת.

  ציוד תאורה, מכונות עשן ואפקטים נוספים

אחד ההיבטים שמשפיעים יותר מכל על האווירה באירוע הוא התאורה.

במילים אחרות, לא זו בלבד שתאורה מהווה צורך חיוני כשנכנסים לשעות החשיכה, אלא שהיא יכולה להשרות אווירה רגועה או פראית, רומנטית או סולידית, מקפיצה או ממקדת.

עמודי וגשרי תאורה, זרקורים שונים (פרוז'קטורים), שרשרת נורות וגרלנדות צבעוניות, פנסי אפקטים ואורות צבעוניים מרצדים – כל אלה יוסיפו המון אופי לאירוע שלכם.

התאורה, כשהיא מתוכננת נכון, יכולה לשמש גם על מנת לתחום אזורים שונים באירוע (למשל מתחם אוכל הנפרד מרחבת הריקודים), וגם כדי להבליט את התפאורה – זו הטבעית וזו שאתם יצרתם והכנתם לרגל המאורע.

אפקט ייחודי ומהפנט שיכול להוסיף המון הוא שילוב של מכונות עשן, שייצרו ערפל מסתורי ברגעי מפתח באירוע, ויוצבו במיקום אסטרטגי במתחם שלכם.

 עיצוב וסטייל – בחירת האביזרים לתפאורת האירוע

אהילים ייחודיים, כדורים צבעוניים מזכוכית התלויים בין העצים, אגרטלים מרהיבים לסידורי הפרחים וכלי הגשה מעוצבים – אלו אמנם אינם מהווים ציוד הכרחי לאירוע בטבע, אך בהחלט מוסיפים לו המון סטייל ואווירה.

כי הרי לא מדובר בהישרדות בשטח, אלא באירוע מפואר ומפנק, אז למה לא לשדרג את האווירה והנראות העיצובית שלו?

כשאתם מתכננים אירוע חגיגי במיוחד, שחשוב לכם, רצוי בהחלט להשקיע גם בתפאורה, ולשלב את הפריטים הנכונים שיקרינו יוקרה, טעם טוב וסגנון מקורי.

מה מגישים לאורחים? – פתרונות קייטרינג ודוכני אוכל

כיבוד באירועי שטח יכול להיות מגוון: החל מכיבוד קל כמו ערמונים צלויים, דוכן פירות העונה, שייקים טריים ומנות ראשונות כגון מזטים טעימים, קישים, סלטים ולחמים מעולים ועד לקייטרינג איכותי של סעודה מלכים, מרובת מנות גורמה מושקעות.

חשוב שתבחרו את האפשרויות שנכונות לקהל שלכם ולסוג האירוע, כשדוכני מזון יתאימו לאירועים עסקיים ויומיומיים יותר, ואילו קייטרינג של ממש הוא מאסט באירוע חגיגי כמו חתונה.

שימו לב לאופני ההגשה שמציעות לכם חברות הקייטרינג השונות, כי כפי שידוע, מתחילים לאכול קודם כל בעיניים.

עוד רצוי שתבדקו אם יש לכם צורך במלצרים או שגם הגשה עצמית עשויה להתאים לקהל שלכם, וכמובן – אל תדלגו על שלב הטעימות.

 להרים כוסית – על בר משקאות לאירועי שטח וחוק האלכוהול

יין, כידוע, ישמח לבב אנוש, ואלכוהול איכותי הנו חלק בלתי נפרד מאירועים מוצלחים רבים.

לכן, במידה והאירוע שלכם מתאים לכך, מומלץ לתת את הדעת לבחירתו של בר משקאות איכותי, שיקפיץ את האווירה וירים את מצב הרוח שלכם ושל כלל המוזמנים.

רצוי לוודא באופן ברור לפני האירוע אלו משקאות מוגשים וכלולים בהיצע של הבר, ולוודא שהם איכותיים, ורצוי מיובאים.

לצד ההנאה שבהרמת הכוסית, יש להזכיר כי צריכת אלכוהול היא עניין שיש לו גם נגיעה לחוק.

נוסף על האיסור המוכר שהוטל לא מכבר על צריכת אלכוהול בקרב קטינים, כמו גם על נהיגה בשכרות, חשוב להיות מודעים לחוק החדש בנושא.

הכוונה היא לחוק המאבק תופעת השכרות, אשר מכשיר את המשטרה להחרים ולשפוך כל פחית או בקבוק שמכילים משקה אלכוהולי, במידה וקיים חשש כי הם גורמים להפרת הסדר הציבורי, בין השעות 21:00 בערב ל- 6:00 בבוקר.

חוק זה תקף במקומות ציבוריים, כמו חופים, למשל, ועשוי לחול גם על אירוע השטח שלכם, במידה ולא יידעתם מראש את הרשויות או שהמוזמנים שלכם מתנהגים באופן שמפר את הסדר הציבורי.

האטרקציות שיעשו לכם את האירוע

על תא צילום נייד, המאפשר לאורחי האירוע להצטלם בתמונות סטילס או בסרטוני וידאו, ולהשאיר ברכות ומזכרות לחתני השמחה כבר שמעתם?

ומה עם טיפולי ספא בוואן, שולחנות קזינו ניידים ואפילו מתחם נייד בסגנון מונית הכסף ובו הנחייה משעשעת הכוללת חידות מאתגרות למוזמנים?

בכל הנוגע לאטרקציות לאירועים – השמיים הם הגבול.

זה המקום להיות יצירתיים, ולמלא את האירוע שלכם בתוכן מקורי שיותיר רושם עז על האורחים שלכם, ואת טעמן של חוויות בלתי נשכחות.

 ריהוט לאירועי שטח, פינות זולות ומתחמי רביצה

בין פיזוז לריקוד וגם, כמובן, אחרי הסעודה ועל בטן מלאה, ייתכן מאוד שהמוזמנים שלכם ירצו קצת לנוח, לשבת ולשוחח או סתם לרבוץ להנאתם בחיק הטבע.

בדיוק בשביל זה חשוב שתשכרו ריהוט מתאים, לרבות פינות זולה מפנקות, כריות ומחצלות.

פופים, מזרנים ופינות ישיבה אלטרנטיביות, יקנו לכם ולאורחים שלכם מצד אחד נוחות מקסימלית ומנגד ישמרו על האווירה הטבעית והנעימה במיקום הייחודי שבחרתם לאירוע.

הצללה ופתרונות שונים שיגנו עליכם מקרני השמש הקופחת

אין ספק שהגנה מפני מזג האוויר וקרינת השמש הקופחת הנה ממש הכרחית בארץ חמה כשלנו.

מפרשי צל, מאהלים חגיגיים, סוככי לייקרה מסוגננים ושלל פתרונות נוספים מוצעים בשפע על ידי החברות העוסקות בתחום, ויוכלו לספק לכם הצללה נכונה לתנאי השטח, בעיצוב המותאם לטעמכם.

חשוב שתגדירו את צרכי האירוע שלכם, על מנת שהאזורים המוצלים יספיקו לכלל המוזמנים בנוחות ויעניקו קירוי המאורגן באופן נכון.

למה לא להישאר לישון במקום? – הכל על פתרונות הלינה

אין דבר נכון וטוב יותר מאשר להישאר ללון בשטח בו התקיים אחרי אירוע שלכם, בעיקר אם הוא היה מרגש וגדוש חוויות, ועל אחת כמה וכמה במידה והושקעו בו משאבים ומאמצים רבים.

כיום, ניתן לשכור ציוד ללינה בשטח, כדוגמת מזרנים, שמיכות, מגבות וכריות, לצד אוהלים קטנים או גדולים יותר, מאהלים והצללות שונות.

כך, ניתן בקלות ומבלי שתיאלצו לסחוב, חלילה, ציוד כבד ומסורבל, להאריך את משך האירוע שלכם, ולהמשיך להתחבר לטבע היכן שחגגתם והרגשתם ביחד.

 

לסיכום, אנו מאחלים לכם הצלחה מסחררת ושפע חוויות מרגשות באירוע השטח שלכם, ומזכירים שמימושו המוצלח טמון במחשבה תחילה תכנון נכון וארגון מקיף מראש.

בין לקוחותינו

מתכננים אירוע?

תנו לנו לדאוג לכם!

צרו קשר לקבלת הצעת מחיר מהירה